1º – Decida
que tipo de contrato irá fazer
A primeira providência que o
empregador deve tomar é redigir um contrato de trabalho. Existem duas opções
durante o processo de admissão:
a) Contrato de experiência: tempo
que o empregado ficará em experiência por um período determinado de 45 dias,
podendo ser prorrogado por mais 45 dias, somando-se 90 dias. Durante os três
meses de experiência, o colaborador tem direito a salário. Caso após este
período o empregador decida que não ficará com seus serviços, o empregado irá
receber da empresa um quarto do 13º salário e as férias proporcionais. Via de regra,
não será obrigado a pagar ao colaborador aviso prévio ou multa de 40% por
motivo de rescisão, como geralmente ocorre nos contratos de trabalho
definitivos.
b) Contrato de trabalho: caso
o empregador tenha gostado dos serviços do colaborador durante o contrato de
experiência e não queira dispensá-lo, automaticamente ele se torna um contrato
de trabalho. É
preciso ficar atento após o encerramento do contrato de experiência. Via de
regra, o empregador tem 48 horas, ou dois dias úteis, improrrogáveis, para
fazer as anotações na carteira de trabalho do novo funcionário. Caso isso não
aconteça, a empresa corre sérios riscos de ser autuada pela fiscalização, sendo
penalizada com multas bem ‘salgadas’.
2º – Requisite os
documentos do empregado
Como é de responsabilidade do
empregador a elaboração do contrato de trabalho, é fundamental que ele exija
alguns documentos, como:
·
Carteira de Trabalho da Previdência Social – CTPS: o empregador
não poderá ficar de posse dela por mais de 48 horas. Deverão ser anotadas na
CTPS a data de admissão, a remuneração e condições especiais, caso houver. Toda
e qualquer alteração deverá ser solicitado ao empregado sua carteira para
registrar todos e quaisquer eventos decorridos (férias, acidente de trabalho,
alteração de cargos e salários, etc.)
·
Certificado de alistamento militar: para colaboradores do sexo
masculino, maiores de 18 anos
·
Exame admissional: uma exigência legal e obrigatória para todos
os empregadores, devendo ser concedido pela empresa. É através deste exame que
será analisado se o trabalhador está apto ao serviço no momento em que for
admitido
·
Certidão de Nascimento/Casamento e declaração de dependentes: é
preciso que o empregador saiba quantos dependentes o empregado tem, já que será
preciso declarar estas informações no seu Imposto de Renda ou para efeitos de
outros benefícios, como assistência médica e odontológica
·
Requisição de vale-transporte: o empregador deverá oferecer o
benefício de vale-transporte e descontar uma pequena parcela do salário do
trabalhador. Quanto ao valor, poderá ser pago em dinheiro ou com os próprios
passes da empresa que presta serviços de transporte
Outros documentos necessários:
·
Cópia do Título de eleitor: exigido a partir dos 18 anos
·
Cópia da Carteira de Identidade (RG)
·
Cópia do Cadastro de Pessoa Física (CPF)
·
Cópia do Comprovante de
Escolaridade (informar o grau de instrução ou certificado de conclusão)
·
Inscrição no PIS/PASEP
·
Comprovante de residência com CEP
·
Foto 3×4 colorida
Adicionais
em caso de salário-família:
·
Carteira de vacinação para
filhos menores de 7 anos
·
Comprovante de frequência
escolar para filhos maiores de 7 anos
3º – Procedimentos
Internos
1. Registrar o vínculo empregatício na
Carteira de Trabalho anotando as seguintes informações: Dados do empregador,
Cargo, Admissão, a Remuneração e as Condições Especiais (se houver)
2. Preencher a Ficha ou Livro Registro de
Empregado com os dados é uma exigência legal imposta ao empregador (Artigos 41
a 48 da CLT)
3. Devolver ao empregado a sua Carteira de
Trabalho (CTPS) em 48 horas via protocolo de entrega
4. Elaborar um Contrato Individual de
Trabalho que estabeleça um contrato de trabalho por escrito contendo
expressamente: a data de início do contrato, a jornada de trabalho, horário de
trabalho com intervalo para almoço ou jantar, o valor do salário, entre outras
condições essenciais do contrato de emprego
5. Também é necessário realizar a assinatura
da CTPS para assinar o contrato de trabalho. Ressalta-se ainda a possibilidade
da empresa adotar o contrato de experiência, para saber qual será a aderência
do empregado às suas funções. Mas atenção: o prazo máximo é de 90 dias, sendo
vedado dividir o contrato em mais de uma prorrogação. Exemplos possíveis: 30 +
60 = 90 dias, 60 + 30 = 90 dias, 45 + 45 = 90 dias
6. Elaborar de Acordo de Prorrogação e
Compensação de horas
7. Preencher a ficha de Salário-Família:
documento utilizado para preenchimento do pagamento de salário-família,
o qual acompanha a certidão de nascimento e carteira de vacinação, deve
ser preenchida sempre que o empregado tiver dependente menor de 14 (quatorze)
anos de idade ou nos casos específicos determinados pela previdência social.
Para os filhos até 6 anos de idade, o empregado deverá apresentar o atestado de
vacinação ou documento equivalente e para os filhos a partir de 7 anos de idade
no mês de novembro e um comprovante de frequência escolar nos meses de maio e
novembro. No caso de menor inválido que não frequenta a escola por motivo de
invalidez, deve ser apresentado atestado médico que confirme este fato
8. Preencher o Termo Responsabilidade de
Salário-Família: faz parte da ficha de Salário-Família, servindo como
declaração de responsabilidade pelas informações fornecidas pelo empregado
9. Preencher a Declaração de dependentes para
fins de IR na fonte: utilizado sempre que o empregado possuir dependentes para
imposto de renda, devendo ser também assinada pelo cônjuge.
10. Preencher o Termo de Opção do Vale
Transporte: é previsão legal que o empregador conceda meios de transporte
para que o empregado possa se descolar da residência ao local de trabalho e
vice-versa. Dessa forma, o Vale Transporte será concedido mediante uma declaração
do empregado mencionando qual o tipo e quantidade de condução que usa
diariamente. Pode o empregado também declarar que não precisa do Vale
Transporte por usar outros meios para o deslocamento
11. Por fim, solicitar o cadastramento, logo
após a admissão, em qualquer agência da Caixa Econômica Federal. Para isso,
basta ter em mãos o formulário de cadastramento (DCN) do novo funcionário ainda
não cadastrado no PIS, que deverá ser preenchido em duas vias e entregue à
Caixa
Obrigações
do empregador
O recolhimento do INSS (uma
parte da previdência deverá ser paga pelo funcionário e a outra pela empresa),
o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS (integralmente pago pelo
empregador), além da Contribuição Sindical (paga pelo empregado), devem ser recolhidos
pelo empregador.
Alguns documentos que não podem
ser exigidos no ato de admissão do novo colaborador:
·
Certidão negativa do SERASA, SPC, cartórios de protestos ou
outros assemelhados
·
Exame de HIV (Aids)
·
Testes, exames, laudos ou qualquer outro tipo de procedimento
que evidencie esterilização ou gravidez
·
Certidão negativa de processo trabalhista ajuizado
·
Informações sobre antecedentes criminais, salvo se a atividade
laboral não guardar relação com algum crime
Como
informar o recolhimento de INSS e FGTS?
No modelo atual de Folha de
Pagamento, o empregador necessita de um software de departamento pessoal para
cadastrar funcionários, gerar a folha de pagamentos e entregar as obrigações
mensais e acessórias ao governo.
Sem esse software de
departamento pessoal, o empregador terá que criar um controle pessoal dos dados
do funcionários para enviar direto no aplicativo SEFIP da Caixa. Por isso, quase todas as
empresas utilizam um programa para gerar a folha de pagamento.
Afinal, o recolhimento do INSS
e do FGTS feito do governo pode ser calculado automaticamente e importado
por meio de soluções como o Sage Gestão Contábil. Caso contrário, o
empreendedor terá que preencher manualmente todos os dados do aplicativo para
ter acesso às guias de recolhimento e dispenderá muito tempo nessa tarefa.
Tempo é dinheiro!
Viu como não é tão complicado
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